Datum: [Datum događaja]
Lokacija: [Rezervirana sala]
Cilj:Organizirati i provesti uspješan plesni koncert uz večeru koji će prikupiti sredstva za lokalne dobrotvorne svrhe.
Opseg:Ova izjava o opsegu ističe primarne aspekte plesnog koncerta uz večeru, uključujući sljedeće ključne elemente:
1. Mjesto:
Dogovorite i osigurajte korištenje rezervirane dvorane koja može primiti do 60 gostiju (30 parova).
Osigurajte prikladan raspored sjedenja, ukrase i rasvjetu kako biste stvorili ugodnu atmosferu za goste.
2. Jazz Combo:
Unajmite profesionalnu jazz kombinaciju s [navedite broj] vještim glazbenicima.
Surađujte s glazbenicima kako biste pripremili zanimljiv i raznolik glazbeni repertoar prikladan za događaj.
Uskladite postavke zvuka i osvjetljenja kako biste osigurali optimalno audio-vizualno iskustvo.
3. Servis za večeru:
Organizirajte catering usluge kako biste gostima pružili ukusan jelovnik za večeru tijekom događaja.
Osigurajte dostupnost raznovrsnih mogućnosti objedovanja kako bi se prilagodili prehrambenim preferencijama.
Koordinirajte uslužno osoblje kako biste osigurali učinkovitu uslugu hrane i pića tijekom cijelog događaja.
4. Prikupljanje sredstava:
Razvijte i provedite strategije prikupljanja sredstava, uključujući prodaju ulaznica, sponzorstva i tihe aukcije tijekom događaja.
Surađujte s dobrotvornom organizacijom kako biste odredili ciljeve prikupljanja sredstava i na odgovarajući način rasporedili prihode.
5. Marketing i promocija:
Izradite promotivne materijale, poput postera, digitalnih pozivnica i postova na društvenim mrežama, kako biste učinkovito objavili događaj.
Organizirajte kampanju odnosa s javnošću kako biste privukli medijsku pokrivenost i podigli svijest o događaju i njegovom dobrotvornom cilju.
6. Program događanja:
Isplanirajte opsežan program događaja koji uključuje trajanje koncerta, uslugu večere i aktivnosti prikupljanja sredstava.
Dodijelite posebne termine za svaki segment, osiguravajući nesmetan i ugodan tijek događaja.
7. Osoblje:
Dodijelite osoblje za upravljanje događajem, volontere i sigurnosno osoblje kako biste osigurali neometano izvođenje događaja.
Dodijelite jasne uloge i odgovornosti svakom članu osoblja kako biste održali učinkovitu koordinaciju tijekom događaja.
8. Upravljanje proračunom:
Uspostavite proračun i financijski plan za događaj, uključujući troškove za najam prostora, jazz kombinaciju, catering, marketing i druge povezane troškove.
Pratite i učinkovito upravljajte proračunom kako biste osigurali da troškovi ne premašuju dodijeljena sredstva.
9. Sukladnost:
Pribavite potrebne dozvole, licence i osiguranje za događaj
Pridržavati se svih lokalnih, državnih i federalnih zakona i propisa koji se odnose na organizaciju i izvođenje događaja,
10. Evaluacija i izvješćivanje:
Provedite evaluaciju nakon događaja kako biste procijenili uspjeh i učinak koncerta, uključujući rezultate prikupljanja sredstava i povratne informacije od gostiju i sponzora.
Pripremite detaljna izvješća i financijska izvješća za dobrotvornu organizaciju kako biste osigurali transparentnost i odgovornost.
11. Upravljanje rizikom:
Identificirajte potencijalne rizike i razvijte planove za nepredviđene situacije kako biste ublažili sve izazove koji se mogu pojaviti tijekom događaja, uključujući vremenske uvjete, tehničke greške ili nepredviđene okolnosti.
12. Održivost: **
Uključite održive prakse u planiranje događaja, kao što je korištenje ekološki prihvatljivih materijala, smanjenje otpada i doniranje ostataka hrane lokalnim organizacijama.
Izuzeci:Plesni koncert uz večeru ne pokriva sljedeće aspekte:
1. Prijevoz za goste.
2. Smještaj Za goste izvan grada.
3. Pokloni ili uspomene za goste.
Pretpostavke:Izjava o opsegu temelji se na sljedećim pretpostavkama:
1. Rezervirana dvorana je slobodna i pristupačna na datum događaja.
2. Jazz combo i ugostitelji pružat će svoje usluge prema dogovorenim uvjetima.
3. Aktivnosti prikupljanja sredstava provodit će se u skladu s lokalnim zakonima i propisima.
Odobrenja:Ova izjava o opsegu zahtijeva odobrenje sljedećih dionika:
1. Organizator događaja.
2. Jazz Combo.
3. Pružatelj usluga cateringa.
4. Dobrotvorna organizacija.
5. Upravljanje mjestom (ako je primjenjivo).
Rezultati:Sljedeći rezultati bit će proizvedeni kao dio događaja:
1. Program događanja.
2. Izvješće o prikupljanju sredstava.
3. Izvješće o ocjeni nakon događaja.
4. Financijska izvješća.
Komunikacija:Održavat će se redovita komunikacija sa svim dionicima tijekom procesa planiranja događaja, uključujući izvješća o napretku, ažuriranja i koordinaciju.
Ova izjava o opsegu služi kao sveobuhvatan vodič za organizaciju i izvođenje plesnog koncerta uz večeru za lokalnu dobrotvornu organizaciju. Slijedeći ovaj dokument, organizatori događaja imaju za cilj stvoriti uspješan i utjecajan događaj prikupljanja sredstava koji pozitivno pridonosi zajednici.**