Nabavite njezine podatke za kontakt . To se može pronaći na internetu putem različitih izvora kao što su javni zapisi, platforme društvenih medija ili putem međusobnih veza.
Odlučite o svrsi i sadržaju svoje poruke . Jasno navedite razlog vašeg dopisivanja i pobrinite se da je vaša poruka sažeta, relevantna i puna poštovanja.
Odaberite odgovarajući komunikacijski kanal . Odredite hoćete li napisati pismo ili poslati e-mail. Ako odlučite poslati fizičko pismo, provjerite imate li točnu poštansku adresu. Ako šaljete e-poštu, koristite profesionalnu adresu e-pošte i predmet.
Adresirajte svoju poruku službeno . Započnite pismo ili e-poštu službenim pozdravom, poput "Dragi dr. Bishop" ili "Dragi profesore Bishop". Ako niste sigurni u njezinu titulu ili počasnu titulu, najbolje je pogriješiti na strani formalnosti i koristiti najvišu akademsku ili stručnu titulu koju možete pronaći.
Jasno i sažeto navedite svrhu svog pisma ili e-pošte . Objasnite zašto joj pišete i što se nadate postići. Budite konkretni i jasni, izbjegavajte nepotrebne detalje ili nevažne informacije.
Održavajte profesionalni ton kroz pismo ili e-poštu . Izbjegavajte korištenje neformalnog jezika, slenga ili kolokvijalizma. Imajte na umu da je ovo službena korespondencija i da bi trebala odražavati vaše poštovanje prema primatelju.
Pažljivo provjerite svoju poruku prije slanja . Provjerite nema gramatičkih, pravopisnih ili interpunkcijskih pogrešaka. Preporučljivo je da netko drugi pregleda vašu poruku radi točnosti i jasnoće prije slanja.
Uključite sve relevantne priloge . Ako uključujete dodatne dokumente ili priloge, poput životopisa, portfelja ili prijedloga istraživanja, jasno navedite što su oni i zašto ih uključujete.
Budite pristojni i izrazite zahvalnost . Zahvalite joj na vremenu i pažnji te izrazite zahvalnost za svaku pomoć ili informacije koje vam može pružiti.
Pošaljite pismo ili e-mail koristeći odabrani komunikacijski kanal . Prije slanja poruke provjerite imate li ispravnu adresu e-pošte ili poštansku adresu. Vodite evidenciju korespondencije za svoju referencu, kao što je kopija e-pošte ili nacrt pisma.