Kada situacija zahtijeva formalnost ili distancu:
* Svečane prilike: Predstavljanje istraživačkog rada na konferenciji, iznošenje poslovnog prijedloga klijentu, držanje govora pred velikom publikom. U tim bi scenarijima formalniji način komunikacije poput pisanog dokumenta ili prezentacije mogao biti prikladniji.
* Osjetljive ili povjerljive teme: Rasprava o osobnim problemima, povjerljivim informacijama ili osjetljivim pitanjima kao što su otkaz, disciplinske mjere ili pritužbe. E-pošta ili telefonski poziv mogu biti prikladniji u tim situacijama kako bi se omogućilo privatnije i kontroliranije okruženje.
* Zemljopisna udaljenost: Ako se uključeni ljudi nalaze u različitim gradovima ili državama, komunikacija licem u lice može biti nepraktična ili nemoguća. Videokonferencije ili telefonski pozivi mogu biti bolja alternativa.
Kada postoji potreba za dokumentacijom ili vođenjem evidencije:
* Pravna ili ugovorna pitanja: Ugovori, sporazumi, službene pritužbe ili bilo koja situacija koja zahtijeva dokumentaciju i pravnu potvrdu. Pisana komunikacija prikladnija je za izradu zapisa i izbjegavanje nesporazuma.
* Službeni zahtjevi ili najave: Obavijesti tvrtke, službene politike ili zahtjeve za informacijama bolje je priopćiti u pisanom obliku kako bi se osigurala jasnoća, dosljednost i ispravna dokumentacija.
Kada postoji rizik od sukoba ili emocionalne eskalacije:
* Ljutite ili emotivne situacije: Kad su emocije uzburkane, komunikacija licem u lice može eskalirati situaciju. Pisana poruka ili telefonski poziv mogu biti prikladniji kako bi se ostavilo vremena za razmišljanje i mirnu raspravu.
* Teški razgovori: Objavljivanje loših vijesti, davanje negativnih povratnih informacija ili raspravljanje o osjetljivim temama. Najbolje je temeljito se pripremiti i odabrati komunikacijski kanal koji omogućuje kontroliranije i profesionalnije okruženje.
Ostali čimbenici koje treba uzeti u obzir:
* Pristupačnost: Komunikacija licem u lice možda neće biti dostupna svima, osobito osobama s invaliditetom, osobama s oštećenjem vida ili onima koji imaju poteškoća s govorom.
* Vremenska ograničenja: Komunikacija licem u lice može oduzimati puno vremena, osobito kada su uključeni planiranje i putovanje. E-pošta, izravna razmjena poruka ili telefonski pozivi mogu biti učinkovitiji za brzu komunikaciju.
U konačnici, najbolji način komunikacije ovisi o konkretnoj situaciji. Važno je uzeti u obzir kontekst, poruku i publiku kada odlučujete je li komunikacija licem u lice prikladna.