Poboljšati učinkovitost i produktivnost:
* Pojednostavite pristup i preuzimanje: ERMS pruža jednostavan pristup dokumentima, smanjujući vrijeme provedeno u potrazi za informacijama.
* Automatizirajte tijekove rada: Zadaci poput usmjeravanja, odobrenja i kontrole verzija mogu se automatizirati, smanjujući ručne procese i pogreške.
* Smanjite troškove skladištenja: Digitalni zapisi zauzimaju manje fizičkog prostora od papirnih dokumenata, štedeći troškove skladištenja.
* Pojačajte suradnju: ERMS olakšava suradnju dopuštajući više korisnika da pristupe i istovremeno rade na dokumentima.
Poboljšajte usklađenost i sigurnost:
* ispunjavaju regulatorne zahtjeve: ERMS vam može pomoći u skladu s pravnim i industrijskim propisima u vezi s zadržavanjem rekorda, pristupačnošću i sigurnošću.
* Ojačajte sigurnost: ERMS često uključuje snažne sigurnosne značajke, poput šifriranja, kontrole pristupa i revizijskih staza, radi zaštite osjetljivih informacija.
* Poboljšajte oporavak od katastrofe: Digitalni zapisi mogu se lako sigurnosno kopirati i obnoviti u slučaju katastrofa, smanjenja zastoja i gubitka podataka.
Povećajte organizacijsku transparentnost i odgovornost:
* Uspostavite jasno vlasništvo i odgovornost: ERMS pomaže u definiranju jasnog vlasništva i odgovornosti za zapise, smanjujući zbrku i umnožavanje.
* Pratite promjene i verzije dokumenata: ERMS automatski bilježi promjene u dokumentima, pružajući jasan trag revizije i poboljšava odgovornost.
* Prozirnost usklađenosti: ERMS pruža centralizirano mjesto za sve zapise, povećavajući transparentnost unutar organizacije.
Ostale prednosti:
* Poboljšano odlučivanje: Jednostavan pristup informacijama omogućuje brže i informiranije odlučivanje.
* Smanjeni rizik od parnica: Dobro strukturirani ERMS pomaže vam u skladu s pravnim zahtjevima i smanjite rizik od pravnih izazova.
* Poboljšano upravljanje znanjem: ERMS može olakšati dijeljenje znanja i očuvanje unutar organizacije.
U osnovi, dobro dizajnirani ERM-ovi omogućuju organizacijama da učinkovito upravljaju informacijama, poboljšavaju operativnu učinkovitost i potiču usklađenost i sigurnost, što u konačnici dovodi do boljeg donošenja odluka i poboljšanih ukupnih performansi.