1. Nedostatak infrastrukture i tehnologije:Mnogim državnim i privatnim institucijama nedostaje odgovarajuća infrastruktura i tehnologija za ispravno upravljanje dokumentima. To rezultira lošom praksom vođenja evidencije, kao što je korištenje zastarjelih sustava arhiviranja i neadekvatnih skladišnih objekata.
2. Ograničena svijest i obuka:Među javnim službenicima i općom javnošću postoji ograničena svijest o važnosti upravljanja dokumentima. Kao rezultat toga, postoji nedostatak predanosti ispravnim praksama upravljanja dokumentima, a mogućnosti obuke često su ograničene.
3. Neodgovarajuće zakonodavstvo:Ugandi nedostaje sveobuhvatan i ažuran pravni okvir za upravljanje dokumentima. Postojeće zakonodavstvo o upravljanju dokumentima je fragmentirano i ne bavi se suvremenim izazovima, kao što je upravljanje elektroničkim zapisima.
4. Ograničenja resursa:Mnoge institucije suočavaju se s ograničenjima resursa, uključujući ograničeno financiranje, osoblje i stručnost. To utječe na njihovu sposobnost implementacije i održavanja učinkovitih sustava upravljanja zapisima.
5. Pitanja usklađenosti i provedbe:Nedostaju učinkoviti mehanizmi provedbe koji bi osigurali usklađenost sa standardima i smjernicama za upravljanje zapisima. To rezultira lošom praksom upravljanja zapisima i gubitkom vrijednih informacija.
6. Nedostatak koordinacije:Ne postoji središnje tijelo ili tijelo odgovorno za koordinaciju aktivnosti upravljanja zapisima među različitim vladinim agencijama i institucijama. To dovodi do nedosljedne prakse i nedostatka standardiziranih postupaka vođenja evidencije.
7. Kulturne i tradicionalne prepreke:U nekim slučajevima, kulturne i tradicionalne prakse mogu spriječiti učinkovito upravljanje dokumentima. Na primjer, neke zajednice mogu promatrati određene zapise kao svete ili povjerljive, čineći ih nedostupnima za pravilno dokumentiranje i očuvanje.
8. Političko uplitanje:Političko uplitanje može utjecati na integritet prakse upravljanja dokumentima, posebno kada postoji želja za manipulacijom ili prikrivanjem informacija radi političke dobiti.
9. Pripravnost za katastrofe i hitne slučajeve:Mnoge institucije nemaju planove pripravnosti za katastrofe i hitne slučajeve kako bi zaštitile svoje zapise od oštećenja ili gubitka u slučaju prirodnih katastrofa, požara ili drugih nepredviđenih događaja.
10. Upravljanje elektroničkim zapisima:Sve veća uporaba elektroničkih zapisa i digitalnih tehnologija postavlja nove izazove za upravljanje zapisima, uključujući osiguranje sigurnosti podataka, očuvanje digitalnih formata i održavanje autentičnosti i integriteta elektroničkih zapisa.
Rješavanje ovih izazova zahtijeva zajednički napor vlade, javnih institucija i privatnog sektora da se razviju sveobuhvatne politike upravljanja dokumentima, osiguraju odgovarajući resursi i obuka, promiče svijest i provede usklađenost sa standardima upravljanja dokumentima.