Upravljanje elektroničkim zapisima (ERM) nudi širok raspon prednosti organizacijama, uključujući:
1. Poboljšana učinkovitost i produktivnost: ERM sustavi automatiziraju mnoge zadatke povezane s upravljanjem zapisima, poput arhiviranja, indeksiranja i pretraživanja, što može osloboditi zaposlenike da se usredotoče na druge važnije zadatke. Osim toga, ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da pojednostave svoje poslovne procese smanjenjem potrebe za papirnatim zapisima.
2. Poboljšana sigurnost: ERM sustavi mogu pomoći u zaštiti osjetljivih informacija od neovlaštenog pristupa, modifikacije ili uništenja. Ovo je važno za organizacije koje podliježu propisima o privatnosti podataka ili koje jednostavno žele zaštititi svoje povjerljive podatke.
3. Smanjeni troškovi: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da smanje svoje troškove povezane s upravljanjem dokumentima, kao što su troškovi skladištenja, troškovi papira i troškovi rada. Osim toga, ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da izbjegnu troškove povezane s izgubljenim ili oštećenim zapisima.
4. Poboljšana usklađenost: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama u usklađivanju s industrijskim propisima i standardima koji zahtijevaju pravilno upravljanje dokumentima. To može pomoći organizacijama da izbjegnu novčane kazne i kazne te ih može zaštititi od pravne odgovornosti.
5. Povećana transparentnost i odgovornost: ERM sustavi mogu pomoći u poboljšanju transparentnosti i odgovornosti unutar organizacija pružajući jasnu evidenciju o tome tko je pristupio, mijenjao ili izbrisao zapise. To može pomoći u sprječavanju prijevare i može olakšati istraživanje sigurnosnih incidenata.
6. Poboljšano donošenje odluka: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama u donošenju boljih odluka pružajući im lak pristup informacijama koje su im potrebne. To može pomoći organizacijama da prepoznaju trendove, uoče probleme i donesu bolje informirane odluke.
7. Poboljšana korisnička služba: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da pruže bolju korisničku uslugu tako što će im olakšati pronalaženje informacija koje su im potrebne za pomoć korisnicima. To može pomoći u smanjenju vremena čekanja korisnika i poboljšati njihovo zadovoljstvo.
8. Poboljšana suradnja: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da poboljšaju suradnju olakšavajući zaposlenicima razmjenu informacija. To može pomoći organizacijama da razbiju silose i poboljšaju timski rad.
9. Povećana inovativnost: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama u poticanju inovacija pružajući zaposlenicima informacije koje su im potrebne da dođu do novih ideja. To može pomoći organizacijama da ostanu ispred konkurencije i razviju svoje poslovanje.
10. Poboljšana održivost: ERM sustavi mogu pomoći organizacijama da smanje svoj utjecaj na okoliš smanjenjem potrebe za papirom i drugim materijalima. To može pomoći organizacijama da očuvaju prirodne resurse i smanje svoj ugljični otisak.