1. Administrativni zadaci:
- Upravljanje i održavanje uredskih zapisa, datoteka i dokumenata.
- Rukovanje korespondencijom, uključujući primanje, sortiranje i distribuciju dolazne pošte te pripremu odlazne pošte i izvješća.
- Osigurati administrativnu podršku višim dužnosnicima i drugom osoblju.
- Pomoć u organizaciji sastanaka, radionica i treninga.
2. Služiteljske dužnosti:
- Unos i obrada podataka u računalne sustave, osiguravajući točnost i učinkovitost.
- Priprema prezentacija, izvješća, proračunskih tablica i drugih dokumenata koristeći uredski softver.
- Rukovati zadacima unosa podataka, obrade podataka i upravljanja podacima.
- Održavati i ažurirati baze podataka i zapise prema potrebi.
3. Komunikacija i koordinacija:
- Komunicirajte s dionicima, uključujući osiguranike, poslodavce, korisnike i vladine službenike, kako biste pružili informacije i odgovorili na upite.
- Odgovarajte na telefonske pozive, e-poštu i pisanu korespondenciju na vrijeme i profesionalno.
- Održavati učinkovitu komunikaciju s drugim odjelima i podružnicama unutar ESIC-a kako bi se olakšala koordinacija i suradnja.
4. Opće funkcije podrške:
- Pružanje pomoći u procesu nabave, kao što je dobivanje ponuda, postavljanje narudžbi i praćenje isporuka.
- Upravljanje zalihama i uredskim materijalom, osiguravajući neometano funkcioniranje svakodnevnih operacija.
- Baviti se osnovnim računovodstvenim poslovima, kao što su obrada plaćanja i priprema faktura.
- Pomoć u administraciji raznih programa i pogodnosti koje pruža ESIC.
5. Korisnička služba:
- Rješavanje upita i pritužbi kupaca, pružanje točnih informacija i pomaganje u njihovim transakcijama.
- Pratiti zahtjeve kupaca i osigurati pravovremeno rješavanje problema.
- Održavajte povjerljivost i zaštitite osjetljive podatke koji se odnose na zaposlenike i poslodavce.
Općenito, višezadatno osoblje u ESIC-u igra ključnu ulogu u pružanju podrške svakodnevnim operacijama organizacije učinkovitim upravljanjem administrativnim, službeničkim i općim zadacima podrške. Njihov doprinos osigurava nesmetanu komunikaciju, koordinaciju i korisničku uslugu, čime podupire postizanje ESIC-ovih ciljeva.